logo hearme

Cách tổ chức dữ liệu hearme

Cách tổ chức dữ liệu

Trang quản trị và báo cáo

Bạn có thể Quản lý toàn bộ việc vận hành của hệ thống và báo cáo thông qua ứng dụng hearme hoặc đăng nhập thông qua website https://hearme.vn

Trang quản trị

Trang quản trị

Quản lý khảo sát

Tùy thuộc vào mỗi chiến dịch và mục đích khảo sát, doanh nghiệp có thể tạo ra những khảo sát khác nhau bằng cách chọn loại chỉ số và đặt câu hỏi phù hợp.

Quản lý khảo sát

Quản lý khảo sát

Chọn thêm mới để tạo một khảo sát mới. Sẽ có một Popup hiện ra để bạn nhập thông tin cho khảo sát:

  • Tên khảo sát: Bạn có thể tự đặt tên để dễ quản lý các khảo sát.

  • Loại khảo sát: Tùy vào mục đích đánh giá, bạn có thể lựa chọn loại khảo sát phù hợp. Hiện tại hearme đang hỗ trợ 6 loại khảo sát khách nhau.

    • CSAT: Customer Satification Score - Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
    • NPS: Net Promoter Score - Đánh giá mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp
    • CES : Customer effort Score - Đánh giá nỗ lực của khách hàng/ sự thuận tiện.
    • Multi-factor selection: Có thể lựa chọn nhiều câu trả lời.
    • Exclusive-factor selection: Chỉ được lựa chọn 1 câu trả lời.
    • Rating tablet: Tiêu chí đánh giá dạng 5 sao.
    • Text survey: Nhập thông tin dưới dạng chữ.
    • Mixed-survey: Ghép các khảo sát khác thành một khảo sát.

Xem chi tiết Thiết lập khảo sát

  • Bộ sưu tập: Với những khảo sát CSAT, Multi-factor selection , Exclusive-factor selection, Rating tablet mới có "Bộ sưu tập".

  • Ghi chú : Note lại các thông tin về khảo sát.

  • Tags : Giúp bạn phân loại các khảo sát.

  • Câu hỏi đánh giá dịch vụ: Câu hỏi sẽ được dùng để hỏi khách hàng.

Thêm mới khảo sát

Thêm mới khảo sát

Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn chọn cập nhật để tạo khảo sát mới.

Lúc này khảo sát của bạn đang ở trạng tháo "Mới tạo" - Nếu không muốn sử dụng bạn có thể "Xóa" khảo sát này.

Xóa khảo sát

Xóa khảo sát mới tạo

Nếu muốn kích hoạt hoặc thay đổi các thông tin của khảo sát bạn chọn menu sau đó vào phần "Cập nhật".

Chọn trạng thái "Kích hoạt" để sử dụng khảo sát.

Chọn trang thái "Đóng" để ngừng khảo sát.

Trạng thái khảo sát

Trạng thái khảo sát

Chú ý:

  • Các khảo sát đã "Kích hoạt" sẽ không thể xóa được để bảo toàn dữ liệu đánh giá.

Để được hướng dẫn cách thiết lập khảo sát bạn xem chi tiết Thiết lập khảo sát

Quản lý nhóm thiết bị

Để dễ dàng Quản lý cho từng bộ phận, từng địa điểm, hoặc từng cửa hàng, chiến dịch, doanh nghiệp có thể phân nhóm thiết bị, mỗi nhóm gồm nhiều máy gửi phản hồi. Các nhóm có thể cùng chạy một khảo sát hoặc mỗi nhóm chạy một khảo sát khác nhau.

Quản lý nhóm thiết bị

Quản lý nhóm thiết bị

Quản lý nhóm thiết bị -> Thêm mới . Có một hộp thoại mới hiện lên để bạn nhật tên nhóm thiết bị.

VD: Bạn có một cửa hàng ở Hoàn Kiếm, 1 ở Xã Đàn và cái khách ở Quận 1 HCM.

Bạn có thể tạo 3 nhóm: Hoàn Kiếm, Xã Đàn và Quận 1 để Quản lý 3 cửa hàng này.

Thêm mới nhóm thiết bị

Thêm mới nhóm thiết bị

Sau khi đặt tên xong chọn “Thêm mới” để tạo nhóm. Phần ghi chú có thể để trống hoặc nhập các thông tin gợi nhớ về chức năng của nhóm thiết bị này.

Chọn menu cuối mỗi nhóm thiết bị bạn có thể thấy các chức năng

  • Danh sách thiết thi: hiển thị số lượng và danh sách tên các thiết bị đang được thiết lập trong nhóm.
  • Cập nhật: Thay đổi tên, trạng thái và khảo sát chạy trong nhóm.
  • Xóa: xóa nhóm.

Cập nhật nhóm thiết bị

Cập nhật nhóm thiết bị

Sau khi tạo xong nhóm bạn chọn vào menu menu cuối nhóm thiết bị rồi lựa chọn khảo sát mà bạn sẽ thực hiện trên nhóm thiết bị này. Sau đó chọn Cập nhật để lưu thay đổi.

Chọn khảo sát cho nhóm thiết bị

Chọn khảo sát cho nhóm thiết bị

Quản lý thiết bị

Mỗi thiết bị tương đương với một máy gửi phản hồi là một máy tính bảng/điện thoại được cài đặt ứng dụng hearme station.

Trong phần Quản lý thiết bị Bạn sẽ thấy danh sách các thiết bị trên hệ thống. Trạng thái máy đó có đang được kết nối với hệ thống hay không?

Quản lý thiết bị

Quản lý thiết bị

Để Thêm mới thiết bị ta chọn "Thêm mới" có một hộp thoại hiện lên

Đặt tên thiết bị -> Chọn nhóm -> Thêm mới.

Thêm mới thiết bị

Thêm mới thiết bị

Sau khi tạo xong hệ thống sẽ tạo một mã thiết bị và mật khẩu. Bạn có thể dùng Thông tin này để kết nối máy có cài ứng dụng hearme station vào hệ thống.

Mã thiết bị được tạo ra

Mã thiết bị được tạo ra

 Chức năng Quản lý thiết bị

Chức năng quản lý thiết bị

Chọn vào menu menu cuối mỗi thiết bị bạn có thể thấy các chức năng

  • Lấy lại mã bí mật thiết bị: hiển thị mã Thông tin kết nối hearme station vào hệ thống.
  • Cập Nhật: Thay tên, trạng thái (Kích hoạt/đóng) và thay đổi nhóm thiết bị.
  • Đăng xuất: ngắt kết nối thiết bị với hệ thống.
  • Đóng thiết bi: tắt ứng dụng trên thiết bị, vẫn giữ trạng thái đăng nhập.
  • Đồng bộ dữ liệu: Cập nhật các phản hồi khi mất kết nối.
  • Xóa: Xóa thiết bị khỏi hệ thống.

Quản lý bộ sưu tập

Với nhu cầu giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ và chương trình khuyến mại, doanh nghiệp có thể thêm nhóm ảnh/video.

Chọn: Quản lý bộ sưu tập -> Thêm mới.

Quản lý bộ sưu tập

Quản lý bộ sưu tập

Đặt tên cho bộ sưu tập -> Thêm mới.

 Thêm mới Bộ Sưu Tập

Thêm mới Bộ Sưu Tập

Lúc này hệ thống sẽ tạo ra một ID cho bộ sưu tập. Bạn click chọn vào bộ sưu tập vừa tạo để thêm ảnh. Ảnh nào up lên trước sẽ được hỗ trợ trước.

Danh sách bộ sưu tập

Danh sách bộ sưu tập

Quản lý ứng dụng.

Hiện tại ngoài tính năng khảo sát, hearme tích hợp thêm tính năng bộ sưu cho phép hiển thị nhóm ảnh hoặc video. Tại đây Bạn có thể đặt tên gọi “Tiêu đề” cho các tính năng. Ban đầu ứng dụng hearme chỉ hiển thị tính năng khảo sát.

Nếu doanh nghiệp muốn hiển thị thêm chức năng bộ sưu tập thì trong phần Tính năng bộ sưu tập. Đặt tên gọi trong mục tiêu đề.

 Quản lý ứng dụng

Quản lý ứng dụng

Trong mục Mã bộ sưu tập hoặc youtube url ta nhâp ID của bộ sưu tập muốn hiển thị hoặc link video trên youtube.

Và chọn Hiển thị bộ sưu tập , tick vào ô “Hiển thị bộ sưu tập”.

Bạn có thể áp dụng bộ sưu tập cho toàn bộ máy trên hệ thống hoặc một nhóm thiết bị hoặc chỉ định mỗi một máy chạy các bộ sưu tập khác nhau.

Sau đã thay đổi Thông tin sau Bạn click "Cập nhật" để lưu thay đổi.

*Tính năng bộ sưu tập chỉ hiển thị trên các máy tính bảng (tablet) trên điện thoại Smartphone hoặc các thiết bị màn hình nhỏ thì chỉ hiển thị chức năng khảo sát.

Chỉ định bộ sưu tập cho một thiết bị

Chỉ định bộ sưu tập cho một thiết bị

Lời cảm ơn

Lời cảm ơn Lời cảm ơn

Sau khi khách hàng gửi đánh giá về dịch vụ thì phần mềm sẽ hiển thị ngẫu nhiên một câu danh ngôn có sẵn trên hệ thống, thay lời cảm ơn khách hàng.

Bạn cũng có thể cập nhật thêm những câu danh ngôn hoặc lời cảm ơn của doanh nghiệp, nhà hàng, cửa hàng tới khách hàng bằng cách "Thêm mới" trong mục "Lời cảm ơn."

Lời cảm ơn -> Thêm mới - Nhập Nội dung-> chọn ngôn ngữ - Thêm mới.

Nội dung lời cảm ơn

Nội dung lời cảm ơn

  • Nếu bạn chọn "Tiếng việt" thì phần mềm hearme station sử dụng ngôn ngữ tiếng việt thì hệ thống sẽ lấy các lời cảm ơn tiếng việt để hiển thị.

  • Nếu bạn chọn "Tiếng anh" thì phần mềm hearme station sử dụng ngôn ngữ tiếng anh thì hệ thống sẽ lấy các lời cảm ơn tiếng anh để hiển thị.

Khi bạn nhập nhiều hơn 1 lời cảm ơn, thì hệ thống sẽ lấy ngẫu nhiên trong số lời cảm ơn bạn đã tạo ra theo ngôn ngữ bạn lựa chọn.

kết quả

*Lời cảm ơn được hiển thị sau khi gửi đánh giá.

Cấu hình hệ thống

Cấu hình hệ thống

  • Để hiện thị lời cảm ơn bạn đã thêm trong mục "Lời cảm ơn" .

Bạn có thể cấu hình trang cảm ơn dạng Page (trang) Full màn hình hoặc Popup - một cửa sổ hiện lên.

Và thời gian dừng lại ở trang cảm ơn là bao lâu.

Cấu hình trang cảm ơn

  • Bạn có thể hiển thị logo và hình ảnh phía trên của khảo sát để tăng tính nhận diện và nổi bật hơn.

Hình ảnh tiêu đề thiết bị

  • Cấu hình thiết bị

Cấu hình thiết bị

  • Tự động chạy bộ sưu tập : Sau thời gian chờ được thiết lập, ứng dụng sẽ tự động chuyển từ trạng thái đánh giá sang trình chiếu slide ảnh/video tronng bộ sưu tập.

  • Có trường liên hệ ( Tên và số điện thoại): Hiển thị trường nhập họ tên và số điện thoại trong Text survey.

  • Bắt buộc nhập trường liên hệ: Bắt buộc phải nhập họ tên và số điện thoại trong text survey mới có thể gửi phản hồi.

Cập nhật thông tin tài khoản

Cập nhật thông tin tài khoản

Cập nhật thông tin tài khoản

Phần này chính là phần lưu thông tin của Bạn và doanh nghiệp. Bạn có thể cập nhật lại các thông tin cá nhân và thông tin công ty bao gồm Tên Doanh Nghiệp, Logo, Địa chỉ, Email, Số Điện Thoại, Website.

Nhập thông tin doanh nghiệp

Nhập thông tin doanh nghiệp

Thêm logo cho doanh nghiệp

Để thêm Logo bạn vào phần Quản lý bộ sưu tập, tạo bộ sưu tập mới để chứa logo.

Quản lý bộ sưu tập -> Thêm mới: Rồi Upload ảnh logo lên.

  • Lưu ý: Kích thước logo 400x190 (px). Nếu như không chọn ảnh logo, trên ứng dụng hearme Station sẽ hiển thị tên công ty

Quản lý bộ sưu tập

Quản lý bộ sưu tập

Chọn: Quản lý bộ sưu tập - > Thêm mới.

Thêm mới Bộ Sưu Tập

Thêm mới Bộ Sưu Tập

Đặt tên cho bộ sư tập: Logo -> Thêm mới. Vậy là bạn đã có một bộ sưu tập tên Logo, sau đó tiến hành tải logo lên hệ thống.Chọn vào bộ sưu tập Logo: Logo -> Upload image.

 Chọn Upload hình ảnh

Chọn Upload hình ảnh

hoặc bạn cũng có thể chọn "Thêm mới" để thêm hình ảnh

Sẽ có một cửa sổ mở ra và hãy chọn hình ảnh bạn muốn lấy làm logo hiển thị trên ứng dụng hearme sation.

 Thêm Ảnh Vào Bộ Sưu Tập

Thêm Ảnh Vào Bộ Sưu Tập

Một cửa sổ hiện lên bạn chọn nhóm ảnh logo trên máy tính và chọn "Upload" để có thể upload lên hệ thống.

 Upload ảnh lên bộ sự tập logo

Upload ảnh lên bộ sự tập logo

Sau đó quay lại phần "Cập nhật thông tin tài khoản -> Tổ Chức" chon logo trong bộ sưu tập.

 Chọn ảnh trong bộ sưu tập làm logo

Chọn ảnh trong bộ sưu tập làm logo

Kết quả sau khi cập nhật đầy đủ các trường Thông tin

Thông tin về tổ chức

Thông tin về tổ chức

Chương trình điểm thưởng

Để khuyến khích việc khách hàng tham gia khảo sát, doanh nghiệp có thể tạo ra các chương trình điểm thưởng.

Chẳng hạn bạn muốn tặng điểm thưởng cho các khách hàng tham gia khảo sát vào Tháng 3. Vào mục chương trình điểm thưởng -> Thêm mới.

Tạo chương trình Mã Thưởng

Tạo chương trình Mã Thưởng

Điền các thông tin về tên chương trình, khảo sát áp dụng, điều kiện để nhận điểm thưởng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc -> Chọn "Thêm mới" để tạo chương trình điểm thương.

Cài đặt chương trình mã thưởng

Cài đặt chương trình mã thưởng

Để Quản lý mã điểm thưởng đã tạo cho khách hàng, bạn vào mục Danh sách mã thưởng. Để tra cứu mã thưởng của khách hàng thuộc chương trình nào? Đã được sử dụng hay chưa, bạn sử dụng chức năng Kiểm tra mã thưởng để tra cứu.

Quản lý mã thưởng

Quản lý mã thưởng

Doanh nghiệp có thể dùng mã thưởng này để tặng quà, tích điểm hoặc giảm giá cho khách hàng. chương trình khuyến mãi được áp dụng chô mã thưởng doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp.

Để thay đổi trạng thái của mã thưởng, tức mã nào đã được xử dụng mã nào chưa thì bạn chọn vào biểu tượng bút chì rồi thay đổi trạng thái sau đó chọn "Cập nhật" để lưu

Cập nhật trạng thái mã thưởng

Cập nhật trạng thái mã thưởng

Kết nối thiết bị vào hệ thống

Sau khi “Thêm mới” một thiết bị trong mục Quản lý thiết bị, hệ thống sẽ sinh ra một mã thiết bị cùng mật khẩu đăng nhập và một QR code. Trên máy tính bảng đã cài sẵn ứng dụng hearme, bạn có thể Nhập thông tin đăng nhập hoặc sử dụng quét mã QR để tiến hành việc kết nối.

Chọn vào "Quản lý thiết bị" , chon menu menu ở phần cuối tên thiết bị và chọn "Lấy lại mã bí mật thiết bị".

Lấy lại mã bí mật thiết bị

Lấy lại mã bí mật thiết bị

Sẽ có một hộp thoại hiện lên hiển thị các thông tin đăng nhâp, bạn có thể sử dụng Mã thiết bị và mã bảo mật thiết bị để đăng nhập hoặc sử dụng mã QR code.

Thông tin kết nối thiết bị

Thông tin kết nối thiết bị

Nếu thiết bị có camera thì trên ứng dụng hearme station chọn "Quét Mã QR", sau đó đưa camera lại gần để quét mã.

Máy sẽ tự động kết nối vào hệ thống.

Bây giờ bạn đã có thể bắt đầu nhận đánh giá phản hồi từ khách hàng.

 màn hình đăng nhập Hearme Station

màn hình đăng nhập Hearme Station

Báo cáo

Phần thống kê khảo sát sẽ báo cáo tổng quát các kết quả khảo sát và các chỉ số mà doanh nghiệp muốn đo lường theo loại khảo sát đó. Kết quả được hệ thống tự động phân tích và chuyển thành dạng biểu đồ để người Quản lý có cái nhìn trực quan hơn.

Biểu đồ thể hiện chỉ số, và phần trăm số lượng từng mức độ đánh giá của khách hàng. Tại đây doanh nghiệp có thể lựa chọn báo cáo cho từng khảo sát, theo khoảng thời gian nhất định. Có thể là toàn bộ thời gian, theo tháng, quý năm hoặc nhiều năm.

Thống kê khảo sát

Thống kê khảo sát

Kéo xuống phía dưới sẽ có biểu đồ thể hiện số lượng phản hồi, và mức biến động chỉ số theo ngày để doanh nghiệp tiện theo dõi xu hứng đánh giá của khách hàng.

Thống kê lượng phản hồi và xu hướng

Thống kê lượng phản hồi và xu hướng

Phần danh sách phản hồi sẽ báo cáo chi tiết từng phản hồi và nội dung đánh giá cùng Thông tin của khách hàng nếu có.

Danh sách phản hồi

Danh sách phản hồi

Khi click vào từng phản hồi của khách hàng sẽ hiển thị Thông tin chi tiết việc khách hàng đánh giá các tiêu chí phụ, Đánh giá đến từ máy nào và nhóm thiết bị nào?

Chi tiết phản hồi của khách hàng

Chi tiết phản hồi của khách hàng

Người quản lý có thể biết được khách hàng là ai? phản hồi tại cửa hàng nào? Bộ phận nào? Khách hàng không hài ở tiêu chí gì? Và ghi chú lại nội dung phản hồi của khách hàng trên hệ thống.