Giới thiệu

Hệ thống quản trị hearme là phần mềm giành cho doanh nghiệp, dùng để quản trị tài khoản, hệ thống gửi phản hồi, quản trị và theo dõi dữ liệu thông tin phản hồi của khách hàng một cách thuận tiện và đơn giản.

Phần mềm được cung cấp bởi hearme. Khách hàng sử dụng hệ thống quản trị thông qua các nền tảng công nghệ sau:

Ứng dụng hearme trên Andoid Ứng dụng hearme trên Andoid

Ứng dụng hearme trên iOS Ứng dụng hearme trên iOS

Khách hàng đăng ký tài khoản miễn phí thông qua website hoặc ứng dụng di động.

Tất cả các chức năng trên website và ứng dụng di động về bản giống nhau. Tuy vậy, giữa hai nền tảng công nghệ này có chút khác biệt:

  • Trên website, khách hàng có thể tạo tài khoản và đăng nhập thông qua tài khoản mạng xã hội: Facebook và Google
  • Khi sử dụng và đăng nhập vào hệ thống quản trị thông qua ứng dụng di động, khách hàng sẽ được thông báo bằng tin nhắn Push về thiết bị di động nếu khách hàng của bạn gửi ý kiến phản hồi đánh giá chất lượng dịch vụ/ sản phẩm ở mức kém (1 hoặc 2)

Sử dụng cùng một tài khoản, khách hàng có thể truy cập vào hệ thống bằng tất cả các nền tảng công nghệ trên.

Để nắm được cách thức quản lý hệ thống, bạn cần biết cấu trúc thông tin được tổ chức trong hệ thống hearme như hình phân cấp dưới đây Cấu trúc thông tin Cấu trúc thông tin

Mỗi tài khoản có thể tạo nhiều khảo sát. Các khảo sát sẽ được hiển thị và chạy trên một nhóm thiết bị. Và mỗi nhóm thiết bị bao gồm 1 đến nhiều thiết bị khác nhau.

Cấu hình chung về tài khoản

Đăng nhập / đăng ký tài khoản

Người dùng có thể đăng nhập thông qua tài khoản trên hearme (tên đăng nhập / mật khẩu) hoặc tài khoản mạng xã hội.

Nếu lần đầu người dùng truy cập vào hệ thống hearme và chưa có tài khoản, người dùng có thể đăng nhập thông qua tài khoản mạng xã hội đã có. Khi đó hearme sẽ tự động tạo cho khách hàng một tài khoản trên hearme với mật khẩu để trống.

Đăng nhập hearme Đăng nhập hearme

Cập nhật thông tin tài khoản

Truy cập chức năng như tại hình ảnh bên dưới, khách hàng có thể cập nhật thông tin cá nhân, xem trạng thái tài khoản, số dư tài khoản, hình thức thanh toán.

Cập nhật thông tin tài khoản Cập nhật thông tin tài khoản

Về trạng thái tài khoản có giá trị: Mới tạo, Kích hoạt hoặc Không kích hoạt.

  • Trạng thái mới tạo: là trạng thái khi khách hàng mới khởi tạo tài khoản, thiết bị đầu cuối chưa thể gửi tin phản hồi về hệ thống.
  • Trạng thái kích hoạt: là trạng thái tài khoản sử dụng bình thường, thiết bị đầu cuối có thể gửi tin phản hồi đến hệ thống.
  • Trạng thái không kích hoạt: là trạng tài khoản khách hàng bị khóa bởi người quản trị hệ thống hearme. Lý do khóa khi phát hiện có điểm bất thường của tài khoản, hoặc tài khoản chưa thanh toán phí dịch vụ vận hành hệ thống. Khi tài khoản khách hàng ở trạng thái này, vui lòng thực hiện thanh toán phí dịch vụ hoặc liên hệ với nhân viên hệ thống để được trợ giúp.

Đổi mật khẩu

Chức năng này dùng để đổi mật khẩu. Nếu khách đăng nhập bằng tài khoản bằng mạng xã hội, khách hàng sẽ được tạo tài khoản tự động trên hệ thống hearme với mật khẩu trống. Khi đó sử dụng chức năng này cần để trống trường “Mật khẩu cũ”.

Đổi mật khẩu Đổi mật khẩu

Cập nhật thông tin tổ chức

Chức năng này dùng để cập nhật thông tin về doanh nghiệp.

Thông tin tổ chức Thông tin tổ chức

Cập nhật thông tin tổ chức Cập nhật thông tin tổ chức

Trường “Tên tổ chức“ sẽ được hiển thị trên thiết bị đầu cuối. Vì vậy đối với trường này, khách hàng nên nhập với hai loại ngôn ngữ: Anh và Việt

Cấu hình khảo sát

Khảo sát là đối tượng đại diện cho vấn đề mà người dùng muốn thu nhận phản hồi từ khách hàng, thông qua câu hỏi khảo sát. Để đơn giản cho khách hàng của bạn, mỗi khảo sát chỉ có 1 câu hỏi, và câu trả lời cho câu hỏi này phải ở dạng đánh giá từ 1 đến 5, tương ứng với các trạng thái:

  • Mức 1: Chưa phù hợp
  • Mức 2: Phù hợp
  • Mức 3: Tốt
  • Mức 4: Tuyệt vời
  • Mức 5: Yêu thích

Ví dụ câu hỏi khảo sát: “Bạn có hài lòng với dịch vụ hearme không?”

Nếu khách hàng chưa thỏa mãn với lựa chọn trên, người dùng có thể để lại lời phản hồi dạng chữ đi kèm với câu trả lời cho khảo sát (Tham khảo hướng dẫn sử dụng phần mềm hearme station).

Câu hỏi khảo sát sẽ được hiển thị trên màn hình thiết bị đầu cuối. Vì vậy bạn nên nhập câu hỏi cho cả hai dạng ngôn ngữ: Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Thông tin khảo sát Thông tin khảo sát

Các thông tin khác đi kèm với khảo sát bao gồm: tên và trạng thái. Trạng thái có 2 giá trị: Kích hoạt và không kích hoạt. Nếu khảo sát không được kích hoạt, nó sẽ không được hiển thị trên máy đầu cuối.

Mỗi khi thay đổi thông tin khảo sát, nếu khảo sát này đang được chạy trên thiết bị, thông tin của nó sẽ được đồng bộ ngay lập tức trên thiết bị đầu cuối.

Danh sách khảo sát

Chức năng này liệt kê danh sách các khảo sát. Người dùng có thể tìm kiếm theo các tiêu chí như tên khảo sát, trạng thái khảo sát.

Mỗi dòng tương ứng với một khảo sát. Cuối mỗi dòng, click vào dấu … để hiển thị các chức năng có thể dùng cho khảo sát. Trong danh sách khảo sát có thể xem chi tiết, cập nhật hoặc xoá khảo sát.

Danh sách khảo sát Danh sách khảo sát

Chi tiết khảo sát

Để xem chi tiết khảo sát, bấm vào dòng khảo sát muốn xem. Một popup mở lên hiển thị thông tin của khảo sát.

Chi tiết  khảo sát Chi tiết khảo sát

Thêm mới khảo sát

Để thêm mới khảo sát, bấm vào nút “Thêm mới”. Biểu mẫu sẽ hiện lên và nhập các thông tin cho khảo sát cần thêm mới. Sau khi điền xong thông tin, bấm vào nút “Thêm mới” trong biểu mẫu để thêm mới khảo sát.

Thêm mới khảo sát Thêm mới khảo sát

Cập nhật khảo sát

Cập nhật thông tin khảo sát, bấm vào menu “Cập nhật” của khảo sát trong danh sách. Thay đổi các thông tin trong popup và bấm vào nút “Cập nhật” để lưu các thay đổi thông tin. Cập nhật khảo sát Cập nhật khảo sát

Xoá khảo sát

Để xoá khảo sát, bấm vào menu của khảo sát cần xoá và chọn Xoá. Bấm vào nút OK để xác nhận xoá khảo sát, nếu không muốn xoá bấm vào nút “Huỷ”.

Chú ý:
  • Để đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu, khảo sát chỉ bị xóa nếu nó vừa được tạo ra và chưa được sử dụng.

Xoá khảo sát Xoá khảo sát

Cấu hình nhóm thiết bị

Nhóm thiết bị bao gồm nhiều thiết bị có sử dụng chung một khảo sát. Nhóm thiết bị có trường thông tin quan trọng đó là: khảo sát mà nó sử dụng. Một khảo sát chỉ được gán cho nhóm thiết bị, chứ không gán cho một thiết bị cụ thể. Cách quản lý này sẽ dễ dàng đối với tài khoản có nhiều thiết bị khác nhau.

Danh sách nhóm thiết bị

Liệt kê tất cả các nhóm thiết bị đang có.

Danh sách nhóm thiết bị Danh sách nhóm thiết bị

Người dùng có thể tìm kiếm nhóm thiết bị theo tên. Mỗi dòng tương ứng với một nhóm thiết bị. Click vào dấu … ở cuối mỗi dòng để xem các chức năng có thể dùng cho nhóm.

Chi tiết nhóm thiết bị

Khi click vào bất kỳ dòng nào trong danh sách nhóm thiết bị, một cửa sổ popup sẽ hiện ra thông tin chi tiết về nhóm thiết bị, bao gồm: tên, mô tả và tên của khảo sát chạy cho nhóm thiết bị.

Chi tiết nhóm thiết bị Chi tiết nhóm thiết bị

Thêm mới nhóm thiết bị

Click vào ô “Thêm mới” để mở cửa sổ cho phép điền các trường thông tin nhóm thiết bị mới. Click vào ô “Thêm mới” trong cửa sổ popup sau khi đã hoàn thành.

Thêm mới nhóm thiết bị Thêm mới nhóm thiết bị

Cập nhật nhóm thiết bị

Click vào chức năng “Cập nhật” trong danh sách các chức năng cho một nhóm, để tiến hành sửa thông tin nhóm. Nếu người dùng thay đổi khảo sát, thông tin của khảo sát mới cũng sẽ được cập nhật ngay lập tức đến tất cả các thiết bị trong nhóm.

Cập nhật nhóm thiết bị Cập nhật nhóm thiết bị

Xoá nhóm thiết bị

Chức năng này dùng để xóa một nhóm nào đó. Nhóm chỉ có thể xóa được nếu trong nhóm không có một thiết bị nào và nhóm này chưa được dùng trong bất kỳ một khảo sát nào đó. Điều này nhằm tránh mất mát dữ liệu có liên quan đến các phản hồi của khách hàng.

Xoá nhóm thiết bị Xoá nhóm thiết bị

Danh sách thiết bị trong nhóm

Chức năng này dùng để xem danh sách các thiết bị có trong nhóm.

Danh sách thiết bị trong nhóm thiết bị Danh sách thiết bị trong nhóm thiết bị

Cấu hình thiết bị

Thiết bị trong hệ thống quản lý được hiểu là thiết bị logic – đại diện cho một thiết bị vật lý để khách hàng tương tác gửi tin phản hồi.

Mỗi thiết bị logic được khởi tạo một cặp mã id 16 ký tự thường và một mã bí mật 6 ký tự viết hoa. Mã id sẽ không thay đổi trong suốt vòng đời tồn tại, còn mã bí mật có thể thay đổi qua chức năng “Lấy lại mã bí mật thiết bị”. Người dùng sẽ sử dụng cặp thông tin này để khai báo cho thiết bị vật lý đăng nhập vào hệ thống.

Danh sách thiết bị

Người dùng có thể tìm kiếm thiết bị theo tên hoặc trạng thái của thiết bị. Mỗi dòng trong danh sách tương ứng với một thiết bị. Click vào dấu … cuỗi mồi dòng để liệt kê các chức năng có thể áp dụng cho một thiết bị. Danh sách thiết bị Danh sách thiết bị

Chi tiết thiết bị

Click vào mỗi dòng trong danh sách thiết bị để biết chi tiết thông tin về thiết bị. Chi tiết thiết bị Chi tiết thiết bị

Ngoài thông tin về mã, mỗi thiết bị có các trường thông tin khác để mô tả cho thiết bị vật lý: tên, mô tả.

Trường trạng thái có 1 trong 4 giá trị sau:

  • Mới tạo
  • Kích hoạt: thiết bị đang hoạt động bình thường
  • Không kích hoạt: người dùng khóa thiết bị.
  • Hệ thống khóa: Người quản trị hệ thống hearme khóa thiết bị.

Khi mới tạo thiết bị logic, thiết bị này chưa gắn với một thiết bị vật lý nào thì trạng thái sẽ luôn là “Mới tạo” và người dùng không thể chuyển sang bất kỳ trạng thái nào khác. Nếu có thiết bị vật lý được khởi tạo sử dụng thông tin thiết bị logic này, trạng thái của nó sẽ chuyển sang “Kích hoạt” và sẵn sàng nhận phản hồi của khách hàng.

Người dùng có thể chuyển đổi qua lại 2 trạng thái: “Kích hoạt” hoặc “Không kích hoạt” để khóa hoặc kích hoạt thiết bị vật lý. Mỗi khi thay đổi thông tin, trạng thái thiết bị sẽ được đồng bộ với thiết bị vật lý.

Trong trường hợp phát hiện có bất thường đối với một thiết bị nào đó, người điều hành hệ thống có thể khóa thiết bị để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Mỗi thiết bị sẽ luôn nằm trong một nhóm nào đó.

Thêm mới thiết bị

Click vào ô “Thêm mới”, một cửa số mới sẽ hiện ra để tạo mới thiết bị. Điền các trường thông tin và click vào ô “Thêm mới” để kết thúc. Thêm mới thiết bị Thêm mới thiết bị

Sau khi thiết bị mới được tạo ra, hệ thống sẽ tạo một mã bí mật gồm 6 ký tự viết hoa sinh ngẫu nhiên và hiển thị cho người dùng xem. Thông báo mã thiết bị Thông báo mã thiết bị

Bạn cần ghi lại mã bí mật này, cùng với mã id thành cặp thông tin để khởi tạo cho thiết bị vật lý. Bạn mở chi tiết thông tin thiết bị vừa tạo ra để biết được mã id của nó. Chi tiết thiết bị Chi tiết thiết bị

Cập nhật thiết bị

Chức năng cập nhật dùng để sửa đổi lại thông tin thiết bị. Cập nhật thiết bị Cập nhật thiết bị

Khi thay đổi thông tin thiết bị, các thông tin này sẽ được cập nhật ngay đến thiết bị vật lý.

Xoá thiết bị

Chức năng này dùng để xóa thiết bị nào đó. Xoá thiết bị Xoá thiết bị

Lấy lại mã bảo mật thiết bị

Trong trường hợp bạn muốn thay đổi lại mã bí mật của thiết bị, bạn vào chức năng “Lấy lại mã bí mật thiết bị”, hệ thống sẽ tạo ra mã bí mật mới cho thiết bị gồm 6 ký tự số và chữ viết hoa sau đó thông báo lên màn hình.

Thông báo mã thiết bị Thông báo mã thiết bị

Bạn cần ghi lại thông tin này và thực hiện đăng nhập lại cho thiết bị vật lý để nó có thể hoạt động bình thường.

Theo dõi dữ liệu

Dữ liệu phản hồi của khách hàng sẽ được xử lý và người dùng có thể xem các báo cáo dữ liệu ngay lập tức, bất kỳ thời điểm nào.

Biểu đồ thống kê

Từ menu bên trái, chọn chức năng: “Thống kê khảo sát” để hiện ra các biểu đồ thống kê dữ liệu phản hồi của khách hàng. Các thống kê thực hiện theo từng khảo sát. Người dùng có thể chọn khảo sát muốn thống kế và khoảng thời gian của dữ liệu cần đưa vào thống kê.

Từ màn hình, người dùng có thể thấy tổng số phản hồi và 4 loại biểu đồ thống kê:

  • Biểu đồ “Tỷ lệ mức độ hài lòng”: đánh giá tử lệ của từng mức hài lòng trên tổng số các phản hồi.
  • Biểu đồ “Điểm trung bình mức độ hài lòng”: mức độ hài lòng trung bình của khách hàng trong tổng số các phản hồi.
  • Biểu đồ “Số lượng phản hồi”: thống kê số phản hồi theo từng ngày
  • Biểu đồ “Mức độ hài lòng”: thể hiện điểm hài lòng của khách hàng theo ngày.

Biểu đồ thống kê Biểu đồ thống kê

Theo dõi tin phản hồi

Chức năng này sẽ liệt kê tin phản hồi của 1 khảo sát nào đó. Các phản hồi được sắp xếp theo thời gian hoặc mức đánh giá.

Mỗi dòng là thông tin liên quan đến một phản hồi cụ thể.

Danh sách tin phản hồi Danh sách tin phản hồi

Click vào mỗi dòng để xem thông tin chi tiết của phản hồi đó.

Danh sách tin phản hồi Danh sách tin phản hồi

Tin nhắn thông báo

Nếu khách hàng của bạn gửi phản hồi và đánh giá thấp dịch vụ / sản phẩm (mức 1 hoặc 2), hệ thống sẽ gửi ngay nội dung tin phản hồi về thiết bị di động của bạn:

Tin nhắn thông báo Tin nhắn thông báo

Quản lý thanh toán

Phương thức thanh toán

Chi phí vận hành dịch vụ hearme được tính theo công thức:

Phí dịch vụ vận hành = phí_1_phản_hồi x số_lượng_phản_hồi

Hearme áp dụng 2 hình thức thanh toán:

  1. Thanh toán trả trước:

    Khách hàng cần nạp tiền vào tài khoản bằng cách chuyển tiền tới tài khoản công ty chúng tôi. Hàng ngày, hệ thống sẽ tự động cập nhật tính phí dịch vụ cho tài khoản của bạn. Nếu tài khoản phát sinh phí dịch vụ, tài khoản của bạn sẽ bị trừ tiền dần tương ứng với phí phát sinh trong ngày.

  2. Thanh toán trả sau:

    Với hình thức này, khách hàng cần làm hợp đồng dịch vụ với công ty chúng tôi. Cuối tháng, hệ thống sẽ cập nhật chi phí vận hành cho tháng đó và bạn sẽ thanh toán cho chúng tôi phí tháng tương ứng với chi phí hệ thống đã tính.

Quản lý giao dịch

Có hai loại giao dịch liên quan đến phí vận hành dịch vụ:

  • Giao dịch tính phí: là giao dịch phát sinh do hệ thống hearme tự tính toán chi phí cho dịch vụ của bạn. Giá trị của giao dịch luôn là số âm (trừ tiền trong tài khoản khách hàng)
  • Giao dịch thanh toán: là giao dịch phát sinh do khách hàng thanh toán dịch vụ vận hành cho hearme. Giá trị của giao dịch này luôn là số dương (Cộng tiền vào tài khoản)

Trạng thái giao dịch có hai giá trị:

  • Thành công: giao dịch này được chấp nhận và giá trị của nó được tính vào số dư tài khoản
  • Hủy: giao dịch bị hủy bỏ và giá trị của nó không được tính vào số dư tài khoản nữa

Chức năng “Quản lý thanh toán” hiển thị danh sách các giao dịch tính phí và giao dịch thanh toán của bạn. Người dùng có thể lọc theo loại thanh toán và trạng thái giao dịch.

Quản lý thanh toán Quản lý thanh toán

Khi bấm vào nút “Cập nhật phí” hiển thị thông tin phí dịch vụ của tháng hiện tại, số dư trên tài khoản.

Cập nhật phí Cập nhật phí